Cómo estar preparado para una inspección u auditoría

Posibilidad de inspecciones y auditorías y por qué es importante la preparación anticipada

Las inspecciones y auditorias no suelen ser frecuentes, pero casi siempre tienen un mismo objetivo: ayudarte a mejorar. Por eso, la disposición a ser auditado demuestra transparencia en el cumplimento de regulaciones y fortalece la credibilidad de la empresa, sobre todo ante clientes, inversores y autoridades. De hecho, la preparación anticipada refuerza esta imagen positiva ante los demás.

Esta es la primera de las razones, pero existen otras igual o más, importantes: evitar sanciones y multas y contribuir a la gestión de riesgos. Sin olvidar la eficiencia operativa, porque la revisión proactiva de procesos y documentación suele revelar áreas de mejora en el negocio. De hecho, los controles internos para autónomos, muchas veces, benefician incluso fuera del contexto auditor.

Por todo ello, reconocer y prepararse anticipadamente, lejos de ser una medida defensiva para eludir consecuencias negativas, puede convertirse en una oportunidad estratégica.

Fíjate en un detalle que expone la importancia de estar siempre preparados para recibir una inspección. Se trata de la guía metodológica de auditoría funcional que manejan los Inspectores de Servicios de la Administración General del Estado (incluyendo, claro está, a los de Hacienda). En ella vienen planificados el plan de actuación, el diagrama de los procedimientos y la obtención de datos. Incluso ofrece un apartado concreto sobre los principios de ética profesional y normas de conducta de cara al profesional inspeccionado.

Organización de documentación y registros

Ante la perspectiva de una inspección sobre cumplimento normativo de autónomos, es lógico que te plantees qué tipo de documentación debes preparar, sobre todo si tiene un objetivo financiero. El auditor va a revisar tu información, sí, pero previamente va a analizar las especificidades de tu negocio y del sector en el que trabajas.

A partir de ahí, la base fundamental es la evaluación previa de la información contable, por lo que debes estar preparado y tenerla a punto. Claro está, con la administración al día y con la contabilidad que va a ser auditada perfectamente cerrada, incluyendo el listado de mantenimiento de registros en su totalidad.

Sin embargo, en el caso de que sea tu primera inspección laboral para autónomos, es normal que no conozcas el procedimiento habitual. La reunión inicial de comprobación, sobre todo para el cumplimiento de regulaciones, es posible que sea tediosa, o al menos más larga y complicada que en auditorías posteriores. ¿Cómo organizas la documentación?

A no ser que haya alguna anomalía grave, lo normal es que el propio auditor te indique con antelación qué información necesita. Esta es una gran ventaja, porque así puedes prepararla para que él inicie su tarea de forma más eficiente cuando llegué a tu oficina. Además, previamente, seguro que habrá analizado varios apartados esenciales, como el estado financiero del cierre del ejercicio y las cuentas contables más significativas. El auditor ya sabe en qué áreas es necesario desarrollar un mayor trabajo de revisión en tu negocio, por lo que lo más recomendable es organizar el papeleo según te haya solicitado.

¿Cómo mantener la documentación clara y registros precisos que faciliten el proceso de inspección?

Estas son las mejores estrategias para que el proceso de inspección no conlleve ningún problema:

• Mantenimiento de registros. Establecer un sistema organizado para la documentación es clave. Además, tiene que ser accesible y con procedimientos de archivo eficientes que faciliten la búsqueda y recuperación de detalles.
• Automatización de procesos. Sobre todo para los que contengan datos esenciales, porque así reduces la probabilidad de errores manuales. Una sugerencia: utiliza herramientas tecnológicas que permitan la generación rápida y precisa de informes. Así facilitas el proceso de inspección.
• Auditorías internas periódicas. Anticípate. Si de manera regular identificas brechas o anomalías en tu documentación, no tendrás problemas añadidos cuando alguien externo te lo exija. Ese control de calidad te ayuda a mejorar continuamente y contribuye a corregir posibles deficiencias.
• Políticas claras y procedimientos documentados. Recuerda que una inspección es un proceso sistemático para obtener evidencias objetivas y evaluarlas, por lo que la mejor estrategia es demostrar tu integridad.
• Formación del personal. Tanto tú mismo como el resto de tu equipo. Si no deseas o no puedes contratar a un profesional externo, designa a un responsable que te proporcione formación. En este sentido, se ha de poner el foco en conocer y mantener la documentación precisa y en su impacto en posibles inspecciones.

La importancia del cumplimiento normativo y legal

Este apartado es el paradigma del manual de buenas prácticas empresariales y un pilar fundamental para el desarrollo laboral. Al establecer un marco sólido de controles internos legales, no hay por qué tener ninguna preocupación, aun estando inmersos en un proceso de evaluación externa. Desde la identificación de obligaciones tributarias hasta la implementación de protocolos de seguridad de datos, cada paso se orienta a garantizar el acatamiento de las reglas vigentes.

El cumplimiento normativo de autónomos implica un deber ético, pero otorga una estrategia preventiva que resguarda la reputación y la viabilidad del negocio. Esto se traduce en la creación de una cultura empresarial; la que está arraigada en la responsabilidad y el respeto por las leyes para garantizar que cada actividad se realice dentro de los límites establecidos.

Además, un enfoque proactivo a favor de los controles internos para autónomos previene sanciones y fortalece la confianza de los clientes. Sin duda, este es un valor incuestionable en beneficio de tu integridad empresarial.

Evitar problemas durante una inspección con la ayuda del software

Frente a una auditoría empresarial, la supervisión previa de la documentación es crucial. Sin embargo, en posteriores inspecciones el nivel de comprobación puede ser inferior si tu control interno se percibe como adecuado por el inspector.

¿Cómo se garantiza el cumplimiento de normativas y regulaciones? Mediante la ayuda de un buen software, a pesar incluso de que el auditor pida detalles de cuentas y compruebe los documentos físicos de algunos asientos. Solo mediante un programa se cuadra y avala la información general en los controles internos para autónomos, especialmente para el obligado cumplimiento de normas y leyes relevantes en el desarrollo de su trabajo. Además, ten en cuenta que con la entrada en vigor de la ley antifraude es obligatorio contar con un software homologado, que no permita la contabilidad en B.

Adaptarse a Verifactu: clave para evitar requerimientos

La llegada de Verifactu va a resultar muy beneficiosa paraevitar requerimientos y optimizar sus procesos fiscales. Este cambio normativo, que implica el envío directo de las facturas a la AEAT, proporciona una ayuda significativa al simplificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Al adoptar Verifactu, los autónomos pueden garantizar la integridad y autenticidad de sus documentos, reduciendo el riesgo de errores y omisiones y lo más importante, la Agencia Tributaria ya cuenta con la información que solicita en las inspecciones.

Además, este sistema facilita una mejor organización y acceso a la información financiera, permitiendo una gestión más eficiente del negocio y una respuesta rápida ante cualquier consulta de la administración.

Cómo responder a las preguntas más habituales en una inspección

Planificar contingencias es esencial para anticipar posibles desafíos. Si llevas a cabo una evaluación previa inteligente, puedes identificar las áreas que generan las preguntas más comunes. Aquí, la comunicación transparente es un componente clave que protege frente a cualquier interrogante. Es más, incluso la adecuada formación del personal, previamente enfocada en aspectos susceptibles a inspecciones, fortalece la capacidad de proporcionar explicaciones coherentes y precisas.

Por otra parte, el mantenimiento de registros actualizados sirve para responder las preguntas más habituales. Con ello aseguras que la documentación esté completa y accesible. En suma, podríamos decir que planificar imprevistos es un método que ayuda a abordar eficazmente cualquier cuestión, por ingrata que sea, que surja durante el proceso.

La importancia de prepararse ante las preguntas típicas de los inspectores o auditores

Frente a una auditoría o una inspección laboral para autónomos, los escenarios pueden ser variados, pero los más habituales suelen tener dos protagonistas: la Administración o los socios. En cualquier caso, el primer consejo para que estés bien preparado es evitar el nerviosismo. Al fin y al cabo, en la mayoría de los casos una auditoría empresarial contribuye a mejorar tu negocio, sobre todo si llevas a cabo buenas prácticas empresariales.

Sin embargo, una vez reunido con el inspector o el auditor, estas son las mejores sugerencias para abordar sus dudas:

• Contesta únicamente lo que te pregunten. No divagues, y menos aún ofrezcas más material del que te están solicitando. Coloquialmente, como reza el dicho popular, ‘no aclares tanto que oscureces’. Aunque, eso sí, no olvides emplear siempre una comunicación transparente.
• Muestra los resultados precisos. Mejor dicho, da evidencia de lo que te pregunten o explícate. Por ejemplo, haz entender que está en proceso de hacerse. En caso contrario, no brindar respuestas claras puede ser contraproducente para tu proceso auditor.
• Pregunta también tú. Sobre todo si no entiendes la pregunta, incluso siendo típica, o si algo no lo tienes claro. Sin ir más lejos, hablando del cumplimiento normativo de autónomos, es fácil de entender que habitualmente este apartado lo lleva un asesor externo a tu negocio.
• Solicita las conclusiones previas. Ten en cuenta que cada inspector, antes de irse, suele sacar sus propias conclusiones. Son humanos y también ellos muchas veces se equivocan. Charlar con él para conocer su opinión y para evitar en el último momento cualquier impresión negativa contribuye mucho al proceso. Por ejemplo, hacerle comprender que no puedes responder a cuestiones que no están a tu alcance. De no asumirlo, no sería ético por su parte.

Inspección laboral para autónomos

Con todo lo que hemos visto hasta ahora, te preguntamos: ¿estás preparado para una auditoría empresarial? Podemos y queremos ayudarte desde Cegid Contasimple. Somos la empresa líder en España en  software para autónomos y microempresas. Te ofrecemos un producto 100 % SaaS en la nube que cubre facturación y contabilidad e impuestos, entre otras muchas funcionalidades. Con él, a buen seguro, puedes afrontar con total tranquilidad cualquier inspección. Contáctanos, estamos para servirte.