¿Oficina en casa? Consejos para un espacio de trabajo productivo

Convertir tu casa en un espacio productivo

Para un gran número de autónomos, su propio hogar se ha convertido en el epicentro de su actividad profesional. En él, la conexión a internet es el hilo conductor que permite mantener la interacción fluida con clientes y proveedores para asegurar la continuidad operativa.

Por ello, la meticulosa distribución del espacio de trabajo se revela como un factor determinante. Desde la disposición del escritorio y los muebles hasta la incorporación de plantas o la iluminación adecuada, cada detalle influye en la productividad.

Además, en este escenario, establecer metas diarias adquiere una especial relevancia. La autonomía remota requiere una disciplina estructurada, donde un despacho pequeño en casa se convierte en el catalizador para alcanzar objetivos. Adaptarse a él y a este nuevo método exige flexibilidad horaria y la creación de un entorno propicio que fomente la eficacia. Aquí está la clave para obtener un ambiente dinámico y productivo.

Diseño ergonómico del espacio de trabajo

En la búsqueda de la eficiencia profesional y comodidad personal, la organización es el punto de partida. Al instalar una oficina casera, su diseño tiene que estar adaptado a las características, necesidades y capacidades del usuario. Solo así se puede optimizar su confort y seguridad.

En este proceso, el planteamiento inicial conlleva una disposición estratégica que maximice el área disponible y que también fomente un flujo de trabajo coherente. Precisamente por ello la disposición inteligente del mobiliario ergonómico, combinada con la incorporación de elementos funcionales, es imprescindible. Contribuye a tener una zona que no solo es estéticamente agradable, sino que también respalda la concentración y el bienestar del trabajador. Y lo que es mejor aún, promueve la salud corporal, reduce la fatiga y previene lesiones relacionadas con la actividad laboral.

Consejos para organizar un entorno que favorezca la concentración y comodidad

Los enseres, herramientas y la disposición de elementos deben instalarse considerando la anatomía y psicología humanas. Mejor dicho, las características físicas y cognitivas de cada individuo. No es un tema baladí, ya que el objetivo radica en mejorar la comodidad y el rendimiento del usuario. A continuación, te mostramos algunas sugerencias para lograrlo:

• Iluminación adecuada. Con luz natural siempre que sea posible. Recuerda que un ambiente luminoso favorece la concentración.
• Descanso programado. Se ha de planificar de manera cuidadosa integrando pausas cortas para evitar la fatiga y para mantener la mente fresca y alta la operatividad.
• Mobiliario ergonómico. Aquel que está diseñado para adaptarse a la forma del cuerpo reduce la tensión y mejora la postura.
• Definir metas diarias. Este es otro consejo importante, porque definir objetivos claros para cada día proporciona un sentido de propósito y guía esfuerzos de manera eficaz.
• Personalizar la estancia. Añadir toques personales al despacho pequeño en casa crea un entorno que refleja estilo e inspira. Elementos como plantas, cuadros o colores vibrantes mejoran la motivación y la creatividad.

Gestión del tiempo en la oficina en casa

Como afirmó Marcel Proust, “los días pueden ser iguales para un reloj, pero no para un hombre.” Y eso que el genial ensayista y crítico francés, autor de En busca del tiempo perdido, ni tan siquiera imaginaba el panorama actual.

En cambio, para aquellos y aquellas que hoy trabajan en su domicilio particular, tener control sobre los límites de tiempo es vital. Esto es particularmente relevante para los autónomos, porque la correcta administración se convierte en una destreza crucial: el tiempo en casa se difumina con enorme facilidad.

Para poder cumplir con los plazos establecidos, hay que establecer rutinas sólidas. Imaginemos el caso de una microempresa de consultoría. Instaurar un horario específico se convierte en la esencia misma del éxito. No hay que olvidar que opera en un ámbito altamente regulado y dependiente de fechas límite. En estos casos, la correcta administración del tiempo garantiza la eficacia y consolida la confianza del cliente en la capacidad de respuesta de la empresa.

Estrategias para mantener la disciplina y la productividad en un entorno doméstico

Todo comienza por la organización y la implementación de hábitos que conduzcan a la productividad. A modo de guía, enumeramos distintas tácticas de valor:

• Ubicación adecuada. Aunque la vivienda sea pequeña, la elección de un espacio tranquilo y con un mínimo de distracciones minimiza las interrupciones.
• Límites de tiempo. Definir horarios concretos y adherirse a ellos de forma rigurosa evita la procrastinación y fomenta la disciplina personal.
• Establecer rutinas. A poder ser a diario. Esto proporciona estructura y predictibilidad, lo que contribuye a una administración más efectiva y a una transición fluida entre las distintas tareas.
• Priorizar labores. Identificar y abordar lo más difícil al inicio del día aporta energía personal. Además, si en estas tareas la atención es máxima, se optimiza el desempeño durante el resto de la jornada.
• Dividir la actividad en bloques de tiempo específicos. O lo que es lo mismo, planificar un descanso programado. Con ello se alcanza una concentración más profunda.
• Organización. Diseñar una estancia funcional y cómoda, con mobiliario ergonómico, genera un entorno propicio que facilita la disciplina y garantiza la productividad laboral.

Tecnología para el teletrabajo: conectividad y agilidad

Los datos son claros respecto a la integración de una comunicación efectiva. En una encuesta oficial realizada por el INE, el uso de las TIC en empresas de menos de 10 empleados alcanza el 99 %. Entre ellas, la principal preocupación es la ciberseguridad.

De las tecnologías estudiadas para el nuevo espacio de trabajo, la más utilizada es ERP (enterprise resource planning). En concreto la emplean un 57,4 % de las compañías. Por detrás se sitúan las siguientes funciones:

• La compra de servicios de cloud computing, especialmente útil para el 31,7 %.
• El uso de CRM (customer relationship management), por un 29,7 %.
• Sistemas de business intelligence, importante para el 18,6 %.

En la actual era digital, la conectividad y la tecnología desempeñan roles fundamentales, ya que son elementos imprescindibles para lograr un desempeño profesional óptimo. Aquí, la conexión a internet se convierte en el puente que une a los profesionales con sus equipos y clientes. En cambio, es la digitalización la que facilita la integración de estas herramientas tecnológicas.

Recomendaciones sobre herramientas y tecnologías esenciales para el trabajo remoto efectivo

Emitir facturas, recibos y albaranes, son, entre otras muchas variables, labores esenciales que hoy se gestionan mediante herramientas virtuales. La adopción de soluciones tecnológicas no solo agiliza procesos, sino que también optimiza la comunicación y colaboración para aquellos que tienen un trabajo remoto. Por ello, hemos recopilado estas recomendaciones fruto de la gestión interna de nuestro propio trabajo. Las compartimos contigo para que te puedan ayudar en tu día a día. Son las siguientes:

• Plataformas de videoconferencia. Indispensables para trabajar desde casa.
• Herramientas de colaboración en línea. Permiten una comunicación instantánea, en tiempo real, lo que facilita la coordinación de equipos y el intercambio eficiente de información.
• Integración. Unificar los diversos software de servicios en una misma empresa es quizás la mejor recomendación, especialmente la contabilidad, el gran caballo de batalla de muchos comercios y micropymes.
• CRM para clientes y proveedores. Otra herramienta ideal para microempresas. Entre otras útiles funciones, la facturación y los impuestos se resuelven en una única aplicación.
• Sistema de gestión documental en la nube. Se trata de un programa que permite vincular de manera centralizada presupuestos, gastos y hasta bienes de inversión. Un modelo excelso para facilitar las metas diarias.
• Software de seguridad. Para garantizar la privacidad de la información, la utilización de software antivirus y la conexión mediante una red privada virtual (VPN) son imprescindibles, sobre todo al manejar datos sensibles desde un despacho pequeño en casa.
• Automatización de tareas repetitivas. Estas herramientas simplifican procesos, con lo que liberan tiempo para quehaceres más estratégicos.
• Aplicaciones de seguimiento. Implementos que optimizan la gestión y mejoran la productividad.

Equilibrio trabajo-vida en un entorno doméstico

En el segundo trimestre de 2023 , un 7,3 % de los españoles ocupados desarrolló su actividad profesional desde su domicilio. Al menos más de la mitad de los días que trabajaron. Es lo que reflejan los datos de la Encuesta de Población Activa (EPA). Por lo tanto, lograr un equilibrio entre las responsabilidades laborales y la vida personal se convierte hoy en una tarea esencial. Hay que hacer todo lo posible por diferenciarlo.

Por ello, en especial para los trabajadores autónomos, establecer rutinas y tener un estricto control sobre límites de tiempo es crucial. Requiere combinar varios aspectos, entre los que destacan organizarse bien, contar con una planificación estratégica y compensar de manera tecnológica tanto los recursos como las limitaciones.

Consejos para establecer límites y lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal

Tal vez la mayor dificultad de tener una oficina en casa es separar lo doméstico de lo profesional. Sí, estás en tu hogar, pero estás trabajando. En este sentido, es aconsejable tener el hábito diario de vestirse adecuadamente y dejar a un lado las labores domésticas durante la jornada laboral. A pesar de estar cómodos, no hay que estar siempre disponibles para atender tareas hogareñas, ya que el tiempo así se escapa muy rápido. Distracciones de este tipo pueden hacerte perder valiosas horas en tus responsabilidades de trabajo. Aquí van más consejos:

• Minimizar las distracciones: Por ejemplo: utilizar auriculares con cancelación de ruido o añadir un separador de ambientes para distinguir el escritorio de la zona de estar principal.
• Iluminación adecuada. Sobre todo en el despacho pequeño en casa, una iluminación bien distribuida mejora la productividad y contribuye al bienestar general.
• Clasificar tareas. Definir límites de tiempo específicos para cada objetivo evita la prolongación innecesaria de las funciones y facilita el cumplimiento de metas diarias.
• Ejercicio y movimiento. Dice una frase clásica, mens sana in corpore sano. Y de eso se trata, de contribuir al esfuerzo mental manteniendo un cuerpo saludable. Por ejemplo, en horario comercial no permanezcas sentado todo el día e intenta no estar más de 2 horas en la misma posición.
• Habitabilidad. Diseñar un espacio de trabajo propio favorece la comodidad y contribuye al equilibrio entre la ocupación y la vida personal, en particular si se mantiene libre de desorden y despejado de enseres familiares.
• Acceso a la red. Aunque esté compartida en la vivienda, hay que contar con una conexión a internet estable y segura. Su fiabilidad es esencial para evitar interrupciones y mantener la productividad.

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Para aquellos que tengan la oficina en casa y deseen un espacio más productivo, el mejor consejo se define con una sola palabra: organización. La estadística revela que esta modalidad laboral es ya una realidad, pero hay que saber adaptarse a ella para obtener las mejores ventajas. Para eso precisamente estamos nosotros. Cegid Contasimple es la empresa líder en España en software para autónomos y microempresas. ¿Conoces las diferentes funcionalidades que ofrecemos? Consúltanos.