 | Tutorial sobre la configuración y funcionamiento del control de stock |
Control de stock en Contasimple El control de stock en Contasimple te ayudará a tener una visión global del stock de tu almacén y te proporcionará herramientas para consultar de forma sencilla si el stock de un producto es suficiente para realizar una venta o si por el contrario debes pedir más unidades porque se encuentra bajo de stock o se ha agotado. Después de realizar una venta de un producto, su stock se actualizará automáticamente de manera que tendrás una visión más precisa del stock de tus productos después de cada operación que realices. Tener una información detallada del estado de tu almacén te ayudará en: - Reducción de los costes de almacenamiento: No almacenarás más unidades de las necesarias en tu almacén
- Reducción de gastos: Conociendo el stock de cada producto y su demanda, sabrás en qué momento debes invertir en la compra de nuevas unidades
- Mejora en el proceso de venta: Cuando un cliente te solicite un producto, sabrás cuándo podrás proporcionárselo
- Ahorro de tiempo: Llevando una gestión más controlada del almacén, ahorrarás tiempo en recuentos e inventarios
Configuración general del control de stock El primer paso para utilizar el control de stock es ir a la pantalla de configuración del catálogo y seleccionar para qué tipo de operaciones de venta quieres que se controle el stock. Para ello, debes seguir los siguientes pasos: 1 Dirígete a la pantalla del Catálogo haciendo click sobre la opción del menú. 2 Haz click sobre el enlace de Configurar catálogo y una vez dentro navega hasta la sección de Control de stocks. 3 Una vez en la pantalla de configuración de control de stock, debes configurar para qué tipo de operaciones quieres que se controle el stock y los valores por defecto de control de stock que tendrán los nuevos productos que des de alta en el catálogo. Configuración del control de stock en albaranes y facturas emitidas: IMPORTANTE: Aunque un producto tenga el control de stock activado y lo selecciones para utilizarlo en los conceptos de las facturas/albaranes, si no defines en qué operación debe actualizarse el stock (creación/edición de albaranes, facturación de albaranes o creación/edición de facturas emitidas), su stock no se actualizará después de cada venta. - Email donde recibir los avisos de stock: Si deseas recibir una notificación mediante correo electrónico cuando realices una venta y un producto se quede por debajo de unas unidades mínimas de stock (configuradas por ti), debes introducir en este campo la dirección de correo a la que quieres que llegue la notificación. Esta dirección de correo no tiene por qué ser la misma que utilizas para entrar al programa. Por ejemplo, aquí podrías introducir la dirección de correo del encargado del almacén para que le lleguen los avisos de stock.
- Activar control de stock en albaranes: Para el control de stock de tus productos cuando realices operaciones con albaranes, tienes 3 posibles opciones:
- Nunca: El control de stock estará desactivado para las operaciones de creación, edición y facturación de albaranes
- Al crear/editar un albarán: Si creas o editas albaranes cuyos conceptos contienen productos con el control de stock activado, se actualizará su stock en función de las unidades que selecciones
- Al facturar un albarán: Si seleccionas uno o más albaranes para facturar y en esos albaranes existen conceptos que contienen productos con el control de stock activado, a la hora de crear la factura se actualizará su stock en función de las operaciones que realices (venta o abono)
- Recuperar el stock al eliminar un albarán: Si eliminas un albarán cuyos conceptos contienen productos con el control de stock activado, se restaurará el stock que se restó a la hora de crear o editar el albarán devolviendo las unidades que contenga cada producto en el momento de la eliminación del albarán
- Activar control de stock en facturas: Para el control de stock de tus productos cuando realices operaciones con facturas emitidas, tienes 2 posibles opciones:
- Nunca: El control de stock estará desactivado para las operaciones de creación y edición de facturas emitidas
- Al crear/editar una factura: Si creas o editas facturas emitidas cuyos conceptos contienen productos con el control de stock activado, se actualizará su stock en función de las unidades que selecciones y las operaciones que realices con cada producto (venta o abono)
- Recuperar el stock al eliminar una factura: Si eliminas una factura emitida cuyos conceptos contienen productos con el control de stock activado, se restaurará el stock que se sumó (abono) o restó (venta) a la hora de crear o editar la factura con las unidades que contenga cada producto en el momento de la eliminación de la factura
Configuración de los valores por defecto: Los valores que configures aquí serán los que aparecerán preseleccionados cuando des de alta nuevos productos en el catálogo. Estos valores podrán ser modificados antes de dar de alta definitivamente el producto. En el caso de la importación de productos del catálogo con control de stock, si dejas las celdas de control de stock del excel vacías en lugar de especificar unos valores concretos, la configuración de control de stock que tendrá el producto será la que definas en estos campos. - Activar control de stock: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, el control de stock aparecerá seleccionado por defecto.
- Permitir vender sin stock: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, la venta del producto sin stock estará permitida por defecto
- Activar alarma de stock: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, la venta del producto sin stock estará permitida por defecto
- Avisar cuando queden menos de X unidades: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, las unidades de aviso que definas aquí serán las que aparecerán por defecto
- Avisar en el dashboard: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, los avisos de alarma se mostrarán en el dashboard (pantalla principal del programa) por defecto
- Enviar notificaciones: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, los avisos de alarma se enviarán mediante una notificación del programa por defecto
- Enviar correo electrónico: Si activas esta opción, cuando entres a la pantalla de nuevo producto, los avisos de alarma se enviarán a la dirección de correo que hayas definido por defecto
Una vez configurados todos los campos, haz click en el botón de Guardar para que los cambios tengan efecto. Configurar un producto para controlar su stock Para aprender a configurar el control de stock al dar de alta un nuevo producto o editar productos ya existentes, visita el tutorial de Cómo dar de alta un producto. Regularizaciones de stock Todas aquellas operaciones que se realizan con productos con el control de stock activado (por ejemplo crear una factura) aparecen en la pantalla de Regularización de stock, la cual actúa como un histórico de operaciones de stock que se han realizado con los productos. Para acceder a la pantalla de regularización, haz click sobre la opción Regularizar stock del menú principal. Una vez en la pantalla, se listan todas aquellas operaciones que se han realizado con el stock de los productos. En la imagen, se muestran 3 operaciones automáticas que indican que se han dado de alta 3 productos con el control de stock activado. La información que se muestra para cada operación de stock es la siguiente: - Producto: Se muestra la familia del producto (si la tiene), su nombre y su código interno (SKU)
- Tipo/Razón: Indica el tipo de regularización (automática o manual) y la razón (stock inicial, factura, albarán, importación, configuración, pérdida, encontrado, compra, venta, no definido). Ver el apartado de tipos de operaciones para más información
- Comentarios: Comentarios sobre la operación de regularización. Pueden ser comentarios del programa en las operaciones automáticas o comentarios que añadas tú en las operaciones manuales
- Cantidad: La cantidad de stock que se suma o resta en la operación
- Stock después de la operación: El stock resultante del producto después de haberse realizado la operación de regularización
- Fecha: La fecha de la operación de regularización
Existen 2 tipos distintos de operaciones: - Automáticas: Son todas aquellas operaciones de stock que realiza el programa de forma automática, como por ejemplo restar las unidades de stock de un producto después de una venta. Las operaciones automáticas pueden producirse por distintas razones, las cuales se listan a continuación:
- Stock inicial: Indica que se ha dado de alta un producto con el control de stock activado
- Factura: Indica que se ha realizado una operación de stock con un producto en una factura. La operación bien puede deberse a la creación/edición/eliminación de una factura o a la creación de una factura por facturación de albaranes
- Albarán: Indica que se ha realizado una operación de stock con un producto en un albarán. La operación puede deberse a la creación/edición/eliminación de un albarán
- Importación: Indica que se ha importado un producto con el control de stock activado desde la importación de catálogo de excel
- Configuración: Indica que se ha activado/desactivado el control de stock de un producto o que se ha activado/desactivado alguna de las opciones de configuración de la pantalla de Configurar catálogo
- Manuales: Son todas aquellas operaciones de regularización de stock que realizas tú de forma manual, es decir, si por ejemplo se han perdido 2 unidades de un producto, puedes regularizar el stock restando 2 unidades manualmente como veremos más adelante. Las operaciones manuales pueden producirse por distintas razones, las cuales se listan a continuación:
- Pérdida: Indica que la regularización se realiza porque se ha perdido alguna unidad de un producto
- Encontrado: Indica que la regularización se realiza porque se ha encontrado alguna unidad de un producto que se daba por perdida
- Compra: Indica que la regularización se realiza porque se han comprado nuevas unidades de un producto para añadir al inventario
- Venta: Indica que la regularización se realiza porque se ha vendido alguna unidad de un producto, pero en el momento de la venta no se controló automáticamente en la correspondiente factura o albarán
- No definido: Indica que no existe un motivo en concreto por el cual se está realizando la regularización
IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que si se elimina un producto, su histórico desaparecerá y ya no se podrá recuperar. Regularización manual de stock Si necesitas actualizar el stock de un producto en particular porque se ha perdido alguna unidad, has comprado nuevas unidades para añadir a tu inventario o cualquier otro motivo, puedes introducir una operación manual de regularización de stock. Para realizar la regularización manual del stock de un producto, debes seguir los siguientes pasos: 1 Haz click sobre el botón de Nueva regularización. 2 Se abrirá una ventana en la que podrás seleccionar el producto que deseas regularizar. Para ello, haz click en el botón de Buscar. 3 Se abrirá una nueva ventana en la que se listarán todos aquellos productos que tengan el control de stock activado. Selecciona el producto sobre el que deseas regularizar su stock. 4 Una vez seleccionado, introduce la cantidad a regularizar, selecciona la razón de la regularización y añade un comentario si quieres proporcionar más información sobre el motivo de la regularización (opcional). Una vez hayas rellenado toda la información, haz click sobre el botón de Guardar. 5 En el listado de últimas regularizaciones, aparecerá la operación manual que acabas de introducir con la cantidad de unidades que has regularizado y el stock después de la operación. Control de stock en creación de facturas y albaranes A continuación, se detallarán todos los pasos que hay que seguir para dar de alta una factura emitida controlando el stock y utilizando un producto que tiene el control de stock activado. En el caso de los albaranes, el procedimiento a realizar es el mismo. 1 Ir a la pantalla de Configurar catálogo como se detalla en los pasos 1 y 2 de la sección de Configuración general de control de stock. 2 Una vez en la pantalla de Configuración, seleccionar la opción activar control de stock en facturas al Crear/editar una factura y hacer click en el botón de guardar. En el caso de querer controlar el stock para la creación/edición de albaranes, habría que hacer lo mismo pero seleccionando la opción activar control de stock en albaranes al Crear/editar un albarán. 3 En la pantalla de Nueva factura emitida, hacer click sobre el botón de selección de productos del concepto. 4 Se abrirá la ventana de selección de productos en la que seleccionaremos el producto que se vinculará a la línea de concepto de la factura. Es importante recordar que en este punto, el stock del producto sólo se actualizará si el control de stock está activado para ese producto en particular. 5 Una vez seleccionado el producto, aparecerá vinculado a la línea debajo del concepto como se muestra en la imagen. Aunque cambies la descripción del concepto, el producto seguirá vinculado y se controlará su stock a la hora de insertar la factura. Si haces click sobre el enlace de desvincular producto, el concepto permanecerá en la factura pero el stock del producto ya no se controlará al haberse desvinculado. Una vez estén todos los conceptos de la factura rellenados, haz click en el botón de Insertar factura. 6 Después de realizar la inserción, si vamos a la pantalla de Regularizar stock podremos observar que aparece una nueva entrada en las últimas regularizaciones que nos indica que el stock del producto se ha reducido en una unidad por la venta que acabamos de realizar y también se puede observar el stock restante del producto después de la operación. Si después de crear la factura necesitas editarla o eliminarla y saber cómo se actualiza el stock de un producto en particular después de cada operación, sigue el ejemplo que se describe en la sección de Control de stock en edición/eliminación de facturas y albaranes. Control de stock en edición/eliminación de facturas y albaranes A continuación se detallará cómo se comporta el stock de un producto en particular al editar o eliminar una factura que se creó con el control de stock activado para un producto. Para ello, debe haberse creado una factura emitida siguiendo los pasos que se detallan en la sección de Control de stock en facturas y albaranes. En este ejemplo se detalla el caso de las facturas emitidas, pero el funcionamiento es el mismo para los albaranes. 1 Ir a la pantalla de Editar factura emitida para editar la factura creada previamente que contiene un producto con el control de stock activado. 2 Una vez en la pantalla de edición de la factura, realizar la modificación. En este caso, el cliente del ejemplo había comprado 1 unidad del producto, pero ha decidido que quiere comprar 2 unidades. Hacer click en el botón de modificar. 3 Una vez realizada la modificación, si vamos a la pantalla de Regularizar stock podremos observar que aparecen dos nuevas entradas en la regularización referentes a la modificación que acabamos de realizar en la factura. - Operación 1: Se realiza una operación de restauración de stock, es decir, se devuelve la unidad de stock del producto que se había restado en la creación de la factura.
- Operación 2: Se realiza una operación stock por edición de la factura, es decir, se restan las 2 unidades de stock de la nueva venta resultante de la edición de la factura.
4 Por último, imaginemos que una vez que hemos modificado la factura, el cliente decide cancelar la compra y procedemos a eliminar la factura. Si en la pantalla de Configurar catálogo hemos marcado la opción de recuperar el stock al eliminar una factura, se devolverá la cantidad de stock del producto que contiene la factura en ese momento. Si una vez eliminada la factura vamos a la pantalla de Regularizar stock, podremos observar que hay una nueva entrada en la regularización referente a la eliminación de la factura que acabamos de realizar. En esta operación, se devuelven las 2 unidades de stock de la factura que se ha eliminado. Control de stock en facturación de albaranes A continuación, se detallarán todos los pasos que hay que seguir para facturar un albarán y controlar el stock de un producto que tiene el control de stock activado a la hora de crear la factura resultante de la facturación del albarán. 1 Ir a la pantalla de Configurar catálogo como se detalla en los pasos 1 y 2 de la sección de Configuración general de control de stock. 2 Una vez en la pantalla de Configuración, seleccionar la opción activar control de stock en albaranes al Facturar un albarán y hacer click en el botón de guardar. 3 En la pantalla de Nuevo albarán, hacer click sobre el botón de selección de productos del concepto. 4 Se abrirá la ventana de selección de productos en la que seleccionaremos el producto que se vinculará a la línea de concepto del albarán. Es importante recordar que en este punto, aunque el control de stock del producto esté activado, su stock no se actualizará al crear el albarán, sino cuando realice la facturación. 5 Una vez seleccionado el producto, aparecerá vinculado a la línea debajo del concepto como se muestra en la imagen. Aunque cambies la descripción del concepto, el producto seguirá vinculado al concepto. Si haces click sobre el enlace de desvincular producto, el concepto permanecerá en la factura pero el producto ya no estará vinculado. Una vez estén todos los conceptos del albarán rellenados, haz click en el botón de Insertar. 6 Después de realizar la inserción del albarán, nos dirijimos a la pantalla del listado de albaranes y seleccionamos la opción de facturar albarán. 7 Como se observa en la imagen, si tenemos activada la opción de agrupar líneas de concepto al facturar albaranes, las líneas de concepto que no están vinculadas a ningún producto nunca se agruparán con líneas de concepto que sí tienen vinculado un producto. Hacer click en el botón de Insertar factura. 8 Después de realizar la inserción, si vamos a la pantalla de Regularizar stock podremos observar que aparece una nueva entrada en las últimas regularizaciones que nos indica que el stock del producto se ha reducido en una unidad por la venta que acabamos de realizar al facturar el albarán. Control de stock al facturar/albaranar presupuestos A continuación, se detallarán todos los pasos que hay que seguir para facturar/albaranar un presupuesto y controlar el stock de un producto que tiene el control de stock activado a la hora de crear la factura/albarán resultante de la operación. Albaranar un presupuesto con el control de stock activado: 1 Ir a la pantalla de Configurar catálogo como se detalla en los pasos 1 y 2 de la sección de Configuración general de control de stock. 2 Una vez en la pantalla de Configuración, seleccionar la opción activar control de stock en presupuestos al Albaranar un presupuesto y hacer click en el botón de guardar. 3 En la pantalla de Nuevo presupuesto, hacer click sobre el botón de selección de productos del concepto. 4 Se abrirá la ventana de selección de productos en la que seleccionaremos el producto que se vinculará a la línea de concepto del presupuesto. Es importante recordar que en este punto, aunque el control de stock del producto esté activado, su stock no se actualizará al crear el presupuesto, sino cuando se albarane. 5 Una vez seleccionado el producto, aparecerá vinculado a la línea debajo del concepto como se muestra en la imagen. Aunque cambies la descripción del concepto, el producto seguirá vinculado al concepto. Si haces click sobre el enlace de desvincular producto, el concepto permanecerá en el presupuesto pero el producto ya no estará vinculado. Una vez estén todos los conceptos del presupuesto rellenados, haz click en el botón de Insertar. 6 Después de realizar la inserción del presupuesto, nos dirijimos a la pantalla del listado de presupuestos y seleccionamos la opción de crear albarán. 7 Como se observa en la imagen, el producto para el cual se controlará el stock aparece en las líneas de concepto. Hacer click en el botón de Insertar. 8 Después de realizar la inserción, si vamos a la pantalla de Regularizar stock podremos observar que aparece una nueva entrada en las últimas regularizaciones que nos indica que el stock del producto se ha reducido en una unidad por la operación que acabamos de realizar al albaranar el presupuesto. 1 Ir a la pantalla de Configurar catálogo como se detalla en los pasos 1 y 2 de la sección de Configuración general de control de stock. 2 Una vez en la pantalla de Configuración, seleccionar la opción activar control de stock en presupuestos al Facturar un presupuesto y hacer click en el botón de guardar. 3 En la pantalla de Nuevo presupuesto, hacer click sobre el botón de selección de productos del concepto. 4 Se abrirá la ventana de selección de productos en la que seleccionaremos el producto que se vinculará a la línea de concepto del presupuesto. Es importante recordar que en este punto, aunque el control de stock del producto esté activado, su stock no se actualizará al crear el presupuesto, sino cuando se facture. 5 Una vez seleccionado el producto, aparecerá vinculado a la línea debajo del concepto como se muestra en la imagen. Aunque cambies la descripción del concepto, el producto seguirá vinculado al concepto. Si haces click sobre el enlace de desvincular producto, el concepto permanecerá en el presupuesto pero el producto ya no estará vinculado. Una vez estén todos los conceptos del presupuesto rellenados, haz click en el botón de Insertar. 6 Después de realizar la inserción del presupuesto, nos dirijimos a la pantalla del listado de presupuestos y seleccionamos la opción de facturar presupuesto. 7 Como se observa en la imagen, el producto para el cual se controlará el stock aparece en las líneas de concepto. Hacer click en el botón de Insertar. 8 Después de realizar la inserción, si vamos a la pantalla de Regularizar stock podremos observar que aparece una nueva entrada en las últimas regularizaciones que nos indica que el stock del producto se ha reducido en una unidad por la operación que acabamos de realizar al facturar el presupuesto. Importación de productos con control de stock La importación de productos mediante excel permite definir la configuración individual de control de stock para cada producto. Para importar productos con control de stock, sigue los siguientes pasos: 1 Dirígete a la pantalla del Catálogo haciendo click sobre la opción del menú. 2 Haz click sobre la opción de Importar. 3 Abre el desplegable y selecciona la opción de Productos o servicios del catálogo con control de stock. A continuación descarga el excel de ejemplo. 4 Una vez descargado el excel de ejemplo, ábrelo y haz click sobre la pestaña inferior de Leyenda. 5 En esta pestaña se detalla toda la información relativa a los campos que contiene el excel de importación de productos y se especifican los valores que puede tener cada una de las celdas así como si los campos son obligatorios o no. IMPORTANTE: Si importas un excel de catálogo que no contiene las columnas de control de stock o sí que las contiene pero dejas los campos vacíos, en ambos casos se establecerán los valores por defecto para control de stock que hayas configurado en la sección de Configuración general de control de stock. Alarmas de stock Cuando realices operaciones de venta con los productos, si los has configurado para recibir alarmas de stock, recibirás un aviso cuando se encuentren por debajo de un número mínimo de unidades configurado por ti. Avisar en el dashboard En la pantalla principal del programa, podrás observar todos aquellos productos que tengan activada la notificación de alarma en el dashboard y se encuentran por debajo del número mínimo de unidades configuradas o fuera de stock. Enviar notificaciones Si después de realizar una venta el producto se encuentra por debajo de las unidades mínimas configuradas y has activado el envío de notificaciones, recibirás una notificación en el programa que te informará de las unidades que quedan de stock para ese producto. Enviar correo electrónico Si después de realizar una venta el producto se encuentra por debajo de las unidades mínimas configuradas y has activado el envío de alarmas por correo, recibirás un correo electrónico a la dirección que hayas configurado que te informará de las unidades que quedan de stock para ese producto. Además, dentro del programa tienes varias maneras de comprobar fácilmente el estado del stock de tus productos. Desde la pantalla del listado de productos Desde esta pantalla, podrás observar de forma fácil el estado del stock de tus productos. Si la celda de stock está de color amarillo, significa que el producto se encuentra por debajo del número mínimo de unidades que has configurado. Si la celda está de color rojo, significa que el stock del producto se ha agotado. Desde la ventana de selección de productos al crear/editar facturas y albaranes Cuando estés creando/editando una factura o albarán, si el control de stock está activado para el tipo de operación que estás realizando y abres la ventana de selección de producto, podrás observar de forma fácil el estado del stock de cada uno de ellos. Si la celda de stock está de color amarillo, significa que el producto se encuentra por debajo del número mínimo de unidades que has configurado. Si la celda está de color rojo, significa que el stock del producto se ha agotado. Desde la ventana de detalle de un producto Si abres la ventana de detalle de un producto y tiene el control de stock activado, podrás visualizar la configuración de stock y su estado de forma sencilla.
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